学会10个绝招让PPT变优秀

 

　　学会10个绝招让PPT变优秀，不用再担心PPT太业余让同事笑话，让老板批评了，全是PPT干活哟!

　　绝招一：文字是用来瞟的，不是读的

　　我们时不时听到这样的言论：“PPT很简单，就是把Word里的文字复制、粘贴呗。”这其实是对PPT的一种无知与亵渎。如果直接把文字复制粘贴就能达到演示的效果，PPT根本就没有存在的必要了。

　　PPT的本质在于可视化，就是要把原来看不见、摸不着、晦涩难懂的抽象文字转化为由图表、图片、动画及声音所构成的生动场景，以求通俗易懂、栩栩如生。

　　形象，至少能给你带来三方面的感受：

　　  1. 便于理解

　　文字总是高度抽象的，人们需要默读、需要转换成自己的语言、需要上下联想、需要寻找其中的逻辑关系;但人们看电影就轻松许多，只需要跟着故事的发展顺理成章地享受其情节、体味其寓意就行了。PPT就是要把这些文字变得像电影一样生动。

　　  2.放松身心

　　如果把一本小说贴在墙上，相信你看半个小时就会腰酸背痛;如果把小说拍成电视剧，也许你看上一天也不觉得疲惫。就是这个道理。

　　  3.容易记忆

　　传统的PPT，你需要观众记住的是文字，这个难度太大了，即使记住了也很容易忘记;而形象化PPT，可以让观众轻松记住其中的图形、逻辑或结论，也许三五年后，人们仍然能够记忆犹新。

　　改变那种“复制、粘贴”的做法吧!把那些无关紧要的内容大胆删除，把长篇大论的文字尽量提炼，也许刚开始你不习惯，也许你做得还很粗糙，别放弃，总有一天你会让观众赞不绝口的。

　　有的领导会问：“如果PPT没有文字，你让我讲什么?”的确，演示习惯的改变不是一朝一夕的事情，这依赖于演示者对内容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度，但有一点，带着观众读文字是演示的大忌，杜绝这一条，演示效果会逐步得到提升。

　　所以，提出了两个观点：

　　文字是用来瞟的，凡是瞟一眼看不清的地方，就要放大，放大还看不清的，删!

　　文字是PPT的天敌。能减则减，能少则少，能转图片转图片，能转图表转图表。

　　绝招二：20分钟是快乐的极限

　　传统上，我们总是认为，讲得越多，时间越长，越体现出演示者的重视。这是计划经济时代的标准。现在，无论我们的领导、客户还是普通的受众，时间都极为宝贵，没有人愿意阅读动辄数百页的研究报告，也没有人去听你的长篇大论。

　　浓缩的才是精品!

　　演示的核心内容是什么?观点!

　　在此基础上把观众容易困惑的地方、你认为重要的地方作一些说明。永远不要担心你的演示过短，如果花费20分钟就能够把一天才能了解的内容讲清楚，你实际上为观众节省了7小时40分，在时间就是金钱的年代，观众当然求之不得。

　　简短的另一个好处是意犹未尽。如果你的演示足够精彩，会给观众留下更多的期待和回味，甚至会有人要求把你的PPT拷回去好好研究几遍呢。

　　简短，也对PPT提高了要求。你需要了解哪些内容是观众最关心的，哪些内容是非讲不可的，哪些内容是能带来震撼的，据此，该合并的合并，该删减的删减。也许，这是一个反复的过程，但标准只有一个：不要让观众有打哈欠的时间。

　　绝招三：清晰比什么都重要

　　PPT有一个致命的弱点——观众容易迷失思路。

　　为什么?

　　PPT毕竟不是电影，其逻辑结构是抽象的，难以把握

　　PPT是一页页翻下去的，一次只能看一页内容，前面看过的只能依靠记忆

　　  解决的办法有两个：

　　事先给每位观众发一份演说纲要

　　给你的PPT建立清晰的导航系统

　　  导航系统主要包括：

　　从片头动画、封面、前言、目录，到切换页、正文页、结尾页等一套完整的PPT架构(本书第3章将详细介绍)

　　每页都有标题栏(除了标明整个PPT的标题，更重要的是标明本章节的标题、本页的主题)

　　页码，如果方便的话也尽可能加上

　　绝招四：没有设计就等于垃圾

　　传统上，我们把PPT归结为办公处理之类的工具，认为只要简单排版就可以满足需求。

　　随着整个社会审美标准的提升，这一观点正被越来越多的人抛弃。PPT，特别是对外PPT，正成为公司形象识别系统的重要组成部分，代表着一个公司的脸面;设计，正成为PPT的核心技能之一，也是PPT水准高低的基本标准。

　　无论是汇报、宣传还是比赛、竞标，一个设计精美的PPT最少可以起到以下作用：

　　让观众赏心悦目：美女养眼，精美的PPT养神。

　　让观众产生好感：爱美之心人皆有之，漂亮的PPT自然能让观众多看几眼。

　　赢得观众的信任：人总是有偏见的，精美的设计给人专业、认真、可靠的感觉，内容的含金量也自然得到提升。

　　赢得成功的机会：在职场上，美女与帅哥有更多成功的机，PPT演示也是如此。

　　内容的好坏难以评价，但形式的优劣却显而易见，喜欢而又信任的方案自然是领导和客户的首选。

　　设计非一日之功，但我们可以找到捷径：

　　善用专业素材：专业的PPT模板让你的PPT拥有外在美;专业的PPT图表让你的PPT具备内在美;专业的PPT图片(包括JPG、PNG、AI等格式)让你的PPT充满生机。

　　掌握排版的基本原则：每个人的审美标准是不同的，但总有一些规律是相通的，掌握并遵守这些规则，将使你的PPT设计得到大多数人的认可。这些规则包括：一个中心、合理对齐、画面统一、强烈对比、层次分明等，本书第6章将详细讲述。

　　多看精美案例：PPT诞生以来的十多年里，整个社会的设计水准都在迅速提高，三人行，必有我师，在平面设计、动画领域，处处都有值得我们学习的案例。

　　绝招五：炫不是动画的根本

　　自PPT诞生以来，动画就一直是最大的争议。

　　一 种观点认为，PPT就是幻灯片，就是一页一页翻过的图片加文字，在商务PPT应用领域，根本不需要动画或者最多只需简单的页面切换动画; 相反，有无数的仁人志士对PPT动画矢志不渝，用自己的创意和努力一次次创作动画的传奇，也得到众多PPT爱好者的欢呼雀跃。动画，不仅仅让PPT变得生动，更能让PPT表现效果数倍提升。

　　(1)片头动画

　　让 你的PPT一把抓住观众眼球。电影有片头、游戏有片头、网站有片头，PPT演示也需要片头。演示开始时，观众往往会需要一个适应期，也许 还在想着刚才没有处理完的工作，也许还在跟邻座侃侃而谈，也许还在抱怨着观看演示的辛苦，这时候，你需要立即把观众的视线聚焦到你的演示中来，精美和创意 的片头能立即给观众带来震撼，让观众目不转睛。

　　(2)逻辑动画

　　一幅静止的画面，观众会 自上而下全面浏览，缺乏逻辑的引导，观众难以把握重点，看完之后还要思考其中的逻辑关系，实际上浪费了精力和注意 力;如果给这幅画面加上清晰的逻辑动画，就把观众自己找线索变成了帮观众理线索。演示者可以控制对象出现的先后顺序、主次顺序、位置改变、出现和退出等， 引导观众按照自己的思路理解PPT内容。

　　片头动画让对外宣传的PPT尽显企业的专业与实力。一束光闪过，该公司的logo由轮廓逐渐变得靓丽十足，让人记忆深刻;紧跟的4张动画页面从不同角度展现了上海及该公司的风貌，同时配以连续抽象的文字和动画效果，消除了页面之间的分割感。

　　(3)强调动画

　　以 往我们只是用颜色的深浅、形状的大小以及字体的不同来突出某些重要内容，这有一个很大的弊端，就是要强调的内容会一直处于强调地位，当我 们讲述别的内容时，它会分散观众的视线;强调动画，通过对象的放大、缩小、闪烁、变色等动作实现强调效果，并能够让演示者自如控制，强调过后自动回复到初 始状态。

　　(4)片尾动画

　　与那些戛然而止的PPT相比，加一个简单的片尾动画将收到意想不到的效果：

　　一是作为礼貌，提醒大家演示结束，并给人一定的缓冲时间，准备接下来的活动;

　　二是与片头动画相呼应，做到有始有终，避免给人虎头蛇尾的印象;

　　三是通过贯穿始终的形式，提醒观众回忆内容，强化记忆。

　　(5)情景动画

　　也许你讲述的就是一个故事，故事总是有情节、有过程的，而要用一张静止的画面去表达一个完整的过程，几乎不可能。相反，一套连续的动画，则能把这些过程表现得栩栩如生。以往，我们用Flash、视频来表现这些效果，PPT其实也能够实现。

　　绝招六：图表是PPT的筋脉

　　商 业演示的基本内容就是数据，于是图表变得必不可少。最早出现的是柱图、饼图、线图、雷达图等;咨询公司把数据图表转移到对逻辑关系的表达 上，于是出现了并列、包含、扩散、综合、层进等各类关系图表，从此，文字也可以不再抽象、乏味了;以ThemeGallery为代表的韩国公司、以 PresentationLoad为代表的欧美公司以及以锐普PPT为代表的中国公司等设计公司，则进一步把这一趋势发挥到极致——加入了设计的概念，从 此，文字可以变得像图画一样精美、形象、栩栩如生。

　　同样，PowerPoint软件就像天生为图表而生的，强大的像Illustrator一样的绘图功能，加上清晰的操作界面、简单的操作模式，让人人都能轻而易举地掌握。很快，PPT图表就风靡全球，与图片配合使用，让演示如虎添翼。

　　如果你的PPT还在受大段文字的困扰，还在为逻辑混乱而发愁，那就赶快学习PPT图表吧。

　　绝招七：没有策划就没有精品

　　好的PPT是策划出来的，就像宏伟的建筑是规划出来的。

　　所 有的PPT设计师者首先是策划师，有的是无意识为之，有的是用心去做的，但没有策划的PPT必定是失败的作品。不同的演示目的、不同的演 示风格、不同的受众对象、不同的使用环境，决定了不同的PPT结构、色彩、节奏、动画效果等，PPT的人介于观众、领导、演示者等多重标准的审视。

　　一个好的PPT作品基于对以上要求的准确把握。

　　我们曾经有一些卓越的设计师，出来的作品很美、很耐看，但却一直得不到客户的认可，为什么?就是缺乏准确的策划。美，不是PPT的唯一标准;经验、用心、设身处地为观众着想，即使画面有瑕疵，也往往能赢得演示者的认同和观众的喝彩。

　　绝招八：PPT可以当主角

　　西方有一种观点开始在中国流行：演讲者永远是主角，PPT不过是陪衬。

　　其 实这完全是站在西方立场上的一种观点，未必适应中国国情。西方人大多喜欢张扬，擅长演说，甚至在很多人看来演说已经是一种享受，当然不愿 意被PPT抢了风头;但中国文化更强调内秀，不愿意抛头露面，擅长演说者更是寥寥，甚至连一些领导在众人面前也不愿张扬，何况一般人?所以，我们常常把自 己作为的一员，是我们代表演说，我们不过是一种符号，低调再低调，宁可把PPT作为众人瞩目的焦点。

　　从另一个角度讲：我们是为了演示而演示吗?是为了表现自我吗?

　　当然不是!每次我们都是抱着一定的目的进行演示的，或者为了让观众了解我们的工作，

　　或者为了让观众选择我们的产品，或者为了沟通一些信息，或者纯粹为了博得大伙一乐……能找到必须让我们成为主角的理由吗?

　　没有!

　　效果为王，只要能达到目的，不要在乎谁是主角、谁是配角。

　　如果你是一位表现欲极强的演说大师，如果这是一个需要你展示自我的舞台，那你就勇敢地站出来，做主角吧!

　　如果你是一位稍微内敛的工作者，为了工作才进行这次演示，或者这是一个需要低调的场合，那就不必拘泥于大师们的说教，即使你是配角，也能得到最热烈的喝彩。

　　绝招九： PPT不是哑巴

　　在很多人眼中，PPT是多媒体的代名词。但这个多媒体，却一直因为无声而名不副实。

　　细分析，无声原因有三：

　　PPT的商务特点限制了声音的应用，毕竟在商务会议场所，人们需要集中精力思考，无论是背景音乐还是动画声音都会给人们带来干扰;

　　PPT软件设计的功能限制了声音的应用，PPT软件生下来就没有为声音的应用做好充分准备，仅仅了这一功能，对声音的编辑、优化等功能，PowerPoint还无心顾及;

　　PPT人群实在太广，经理、文员、老师、销售代表、老总、领导、甚至一些小学生都成了PPT技术员，大家相关的知识储备远不够，缺乏声 音素材、缺乏声音感觉、缺乏声音编辑的技术，但不知不觉中，有人还是尝试起来，结果声音应用不专业，特别有些动作声音常常引来观众一阵哗然。于是，有人总 结了，PPT勿用声音。

　　果真这么绝对吗?

　　形势正在悄悄变化，PPT有声时代正在来临。

　　PPT早已不再限于汇报演示，企业宣传、婚庆礼仪、休闲娱乐等正成为PPT应用的热点领域，声音是不可或缺的元素。

　　平面设计、flash、视频等时刻冲击着人们的视觉，人们正经受着最严重的审美疲劳，单纯靠画面给人的刺激已经大大降低，声音是增强画面冲击力的绝佳武器。

　　PPT设计公司的崛起，让PPT声音的处理专业化，声音素材库搭建起来，各类声音编辑软件应用自如，配音设备逐步完善，PPT中声音运用的规律也已经把握到位。

　　绝招十：退“三”进“七”

　　要让PPT高人一等有很多方法，率先使用PowerPoint 2007，无疑是最有效的捷径。

　　从PPT专业应用角度看，PowerPoint的以下特点都是我们极为推崇的。

　　(1)操作界面更美观、更人性化

　　全新的vista般操作界面，让人赏心悦目;

　　对文件整体管理的功能集中到左上角的offi ce按钮里，为操作区留出更大空间;

　　操作区域更开阔、归类更合理，操作熟练后一目了然;

　　自定义按钮非常个性化，把常用的功能放在这里调用更快捷;

　　选择窗格与Photoshop 窗格类似，“层出不穷”成为现实，使PPT各项功能全面提升;

　　放大/缩小按钮与视图模式按钮同时放置于右下角，更适应一般人的操作习惯。

　　(2)绘图和设计功能更强大

　　(3)丰富而实用的功能集群

　　这些功能包括：

　　SmartArt图表，可以把文字轻松转化为图表。(只是目前所的图表种类较少，质感过于单调，从设计的角度并不主张过多应用。)

　　为PPT文件减肥，2007版的PPTX格式的文件比2003版的PPT格式文件小了很多。

　　PPT可以直接转为pdf、xps、jpg等格式，并可把其中的部分PPT页面发布出来，供各类场合使用。

　　有效防止文档崩溃，在2003版里一旦文档出错，没有保存的数据都会丢失;2007版则能够尽力恢复程序关闭前的状态。

　　但2007版也存在一些明显的遗憾：

　　其一是对电脑硬件要求较高。不少学员反映，500MHz以下的处理器、256MB以下的内存的电脑用起来都较吃力。

　　其 二是与2003版的兼容性不够。PPTX文档一般要转化成PPT文档或者安装插件才能在2003版的PowerPoint中读取。用 2007版所作的立体艺术文字、艺术图形在2003版中是无法编辑的，部分颜色渐变效果、阴影效果、文字效果，甚至一些动画在2003版里会发生变形，需 要在2007版里对照编辑。

　　但这些缺陷改变不了2007版快速普及的趋势，要想实现超人一等的PPT表现效果，PowerPoint 2007无疑是最佳的选择。