你必须要知道的PPT制作流程（PPT演讲组织及准备）

1. 从结果开始

在您打开PowerPoint前，请坐下来认真想一想您演讲那天的情形。您演讲的真正目的是什么呢？为什么要求您发言？听众的期望又是什么呢？您认为，听众从您50分钟（比如说）的演讲中获得最重要的信息是什么？请记住，即使要求的是简单分享下信息，但在听众看来，纯粹地传递信息并非令人满意。毕竟，如果会议、研讨会或正式演讲仅是为了信息传递的话，听众完全可以看一看您的书（文章、讲义等）就行了，（还要听您讲干嘛？）

 

2.尽量了解您的听众

想成为优秀的演讲人，您需要在制作演示稿之前问自己一些基本问题。至少您需要回答下面几个基本的“W问题”。

听众是谁？他们来自什么行业？您认为他们对您话题的背景知识了解多少？

演讲的目的是什么的？是否为了启发听众？他们是否需要详细而实用的信息？他们是否希望获得更多的概念和理论？而不是为了获得建议？ 为什么要求您发言？他们对您的期望是什么？ 场地在哪里？尽您所能找到场地的位置和会务人员。 什么时候开始？您有足够的时间准备吗？演讲几点开始？如果有其他演讲者，顺序是如何安排的？（顺便提一下，您应主动争当第一个或最后一个演讲者）那天是星期几？等等。

 

3.内容为王

无论您的演讲技巧多棒，幻灯片做得多专业，多漂亮，如果您的演讲稿缺乏实实在在的内容，那您照样不会取得成功。不要误会，我并不是说单凭好的内容就能获得成功。不是的。好的内容只是必要条件，而不是充分条件。您应该以实实在在的内容（适合听众的）为出发点来准备演讲，再将这些内容有机串连成故事，娓娓向您的听众道来。

警告：虽然我强调内容很重要，但我也恳请您不要把听众当成“话桶”。“话桶”――不幸的是它普遍存在――就是演讲人不下功夫准备适合听众的内容，但却向听众强行灌输大量信息。当演讲内容不是根据演讲之前的要求准备时，也会出现话桶的情况。有时候演讲人似乎是在炫耀，或者可能担心如果不给出大量信息来讲述“整个故事”，听众就难以明白他的意思。

不要陷入以下误区：为了让听众理解所有的内容，就必须告诉他们每一个细节。

 

4. 保持简单

简单并不意味着愚蠢。坦率地说，认为简单就是愚蠢恰恰是简单而“愚蠢的”。演讲人做到简单很难，但听众却喜欢。简单需要更多的构思和计划，因为您必须认真考虑哪些内容应该包含在您的演讲中，哪些内容可以被排除在外。您演讲的核心内容是什么？这是您在准备演讲时必须问自己的最终问题。下面是一个简单的练习：

练习：

如果听众只能记住3条您介绍的东西，您希望它们是什么？

（1）__________

（2）__________

（3）__________

 

5.草拟内容

我建议您开始以“模拟模式”制作您的幻灯片。也就是说，不要一开始就蒙头使用PowerPoint（或Keynote）软件，优秀的演讲人经常利用纸和笔来草拟他们的想法和目标。对我来说，我使用办公室中的一块大白板来简要描绘我的想法（当我在苹果公司的时候，我将一整面墙变成了我的白板！）。使用白板时，我感觉无拘无束，自由自在，创造力无限。我也可以从已拟出的内容后退一步，想象稍后使用PowerPoint时在逻辑上如何衔接。此外，当在纸上勾画要点，组织大纲结构的时候，我能突然获得一些图表、照片等视觉化想法，而后再将这些想法用PPT表现出来。当您演讲的时候，尽管使用数码技术进行了辅助支持，但说话和与听众互动――说服、推销、报告等行为，也是需要模拟的。

Cliff Atkinson在他2005出版的《超越要点》一书中打了个形象的比方，他说：在演讲要点和逻辑顺序没有弄清楚之前（用纸或白板）就着手使用PowerPoint制作演示文稿，正如一个电影导演还没拿到剧本就开始招聘演员演戏。

更多关于“规划模拟”

我通常使用笔记本和钢笔（若空间足够大就使用白板）来画草图。我发现这种模拟方法比我所说的更能激发我的创造力。由于没有幻灯片制作软件干扰思路，我可以很容易知道制作的逻辑流程。我可以画一个草图来支持我的某个观点，比如说在这里用一个饼图，在那里用一张照片，也许一个曲线图，等等。您可能会想：这多浪费时间啊！为啥不直接用PowerPoint呢，非得同一件事情重复做两次？这个问题问的好，问题的答案是，如果我用PowerPoint来画图，那么实际上会花费更长的时间，因为我要不断地在PowerPoint普通视图和浏览视图之间切换，以了解幻灯片内容的“全貌”。采用该模拟方法（在纸上或白板上）酝酿我的想法并勾画草图，可以帮助我巩固和简化大脑中的信息。所以当我用PowerPoint表达那些想法时，就很容易了。当使用PowerPoint时，我通常都不看刚才使用的白板和笔记本了，因为模拟过程就给了我清晰的视觉化图像，演讲内容流程如何走向，都历历在目。我看一眼我的笔记，回忆一下某一要点我使用了什么视觉化图形，然后到iStockphoto.com网站或我自己的高品质图像库中寻找最完美的图像。

 

6.结构完整、清晰

麦肯锡演示手册指出：演示文稿的结构是至关重要的。没有好的文稿结构，再精彩的演讲风格、技巧和视觉效果都将付诸东流。如果你在第一步花点时间来勾画您的想法，并将其富有逻辑地组织起来，那么您的思路就会变得非常清晰。您可以将内容逻辑和演示流程视觉化处理。如果开始您的想法不清晰，那么在制作幻灯片的时候就不可能设计出合理的结构。您的听众需要知道您的演讲思路。在演讲开始时，仅使用一张“议程表”或“路线图”来展现您演讲的组织结构是不够的。如果您没有严密的逻辑结构，那么一张“议程表”或“路线图”幻灯片也没用。实际上，如果您开始时展示了组织结构，而演示时糊里糊涂，缺乏重点，那么听众可能听得非常烦躁。

 

7.那重要吗？

我经常用日语对自己说，“dakara nani？”或“sore de…？”，大致意思是“那重要吗？”或“您的观点是…？”当我准备资料时，我经常对自己说这句话。当您准备演示稿的内容时，要始终站在听众的角度问自己：“那重要吗？”在整个准备过程中，一定要问自己这些尖锐的问题。例如，您的观点重要吗？这也许很酷，但是重要吗？还是不重要？是的，您应该始终站在听众的角度，不住地质疑演讲内容是否重要，这些内容如何支持演讲人的观点。“那重要吗？”您可能对自己说。“那重要吗？”――总是问自己这个非常重要而简单的问题。如果您实在不能回答这个问题，那么就将这些内容删除掉吧。

 

8. 您能通过“电梯测试”吗？

请用电梯测试来检查下您演讲的清晰度。这个练习迫使您在30-40秒内“推销”您的演讲。想象下这个场景：您在一家世界领先的制造企业工作，你被要求向产品营销负责人汇报您的新想法。时间安排和预算都很紧张，如果您要想获得执行小组的肯定，该汇报就是一个极为重要的机会。当您到达副总办公室外面，走到管理人员桌边时，她穿着大衣，拎着手提包突然走出来，“…对不起，有些急事，让我们到大厅去，边走边说…”，想象一下这样的场景。您能在搭电梯或去往停车场的途中成功推销您的想法吗？是的，这是个假想场景，但还是有可能发生的。而且，非常有可能发生的是，若您被临时要求缩短演讲时间，比如从20分钟减少到10分钟（或者从1个小时减少到30分钟），您能做到吗？是的，您可能从来不会遇到，但练习在这种情况下怎么做，可以帮助您修改演讲内容，使之更简洁、更清晰。

《我看到您赤裸》的作者Ron Hoff提醒我们，您的演讲在计划阶段就应该能通过大卫・贝拉斯科测试。电影制片人大卫・贝拉斯科认为，他每部成功电影的核心思想都能够简化成一句话，可以写在名片背面。试试看。您能凝练演示稿的主要内容，并将其写在名片上吗？如果您做不到，那么您就需要再次思考，牢记演讲内容。这也是您启动PowerPoint（Keynote）软件之前需要做的事情。

 

9.讲故事的艺术

好的演讲需要讲故事来协助。最优秀的演讲人以讲故事的方式来说明他们的观点，而且多是有关个人的故事。通过举例子或讲故事来强调某一观点，是解释深奥思想最简单的方法。您的听众很容易记住您讲的故事。如果您希望听众能记住您演讲的内容，那么就想方设法让演讲内容与听众产生关联并使其易于记忆吧。您应该尽量找一些好的、简短的、有趣的故事或例子来支持主要观点。

此外，将30分钟的演讲看成“讲故事”的好机会是大有裨益的。好的故事应该是有趣有味、开头明朗、积极向上、内容充实，并且结论清晰而富有逻辑性。我曾经听过不错的演讲（尽管不是很好），演讲人技巧一般，幻灯片也一般，但是演讲效果却相当好，原因在于演讲人以清晰、简洁的故事来支持他的观点。漫无边际的意识流不会产生好的效果；听众需要您形象地说明您的观点。

 

10.信心――如何得到它

您对材料准备得越充分，就越不易产生紧张情绪。如果您花了时间来梳理演讲稿的逻辑，设计了专业而适当的支撑材料，那么就没什么可紧张的了。另外，如果您还用电脑和投影仪（假设您使用的是幻灯片软件）进行了几次彩排，那么您所有的紧张将消失得无影无踪。我们因我们知之甚少而焦虑。如果我们对材料了然于心，进行了流程排练，熟悉幻灯片的顺序，准备了预期的问题，那么我们就知之甚多了。当你熟悉了演讲内容和过程，减轻了焦虑和紧张情绪，那么信心自然就有了。